Ką verta žinoti pradedant gerinti procesus?

Jeigu dar prieš dešimtmetį gan skeptiškai žiūrėta į viešojo sektoriaus organizacijas, nusprendusias savo veikloje pritaikyti LEAN metodus, tai šiuo metu jie jau gerai žinomi bei daugelio išbandyti. Vis dėlto, ką turėtų žinoti viešojo sektoriaus profesionalai, kuriems ši sritis dar visiškai nauja? Savo įžvalgomis dalinasi organizacijų vystymo bendrovės „LEANERS“ partneris Antanas Dubikaitis.

• Pasaulyje viešojo sektoriaus organizacijos savo veiklos tobulinimui plačiai naudoja tokius tobulinimo metodus kaip „LEAN vadyba“, „Šešios sigma“, „Visuotinės kokybės vadyba“, „Procesų reinžinerija“, „Apribojimų teorija“, „Agile“ ir „Scrum“, „Dizaino mąstysena“. Jeigu juos gali taikyti institucija vienoje šalyje, tai galės ir analogiška institucija kitoje šalyje. Lietuvos viešojo sektoriaus organizacijos taip pat gali mokytis iš tarptautinės patirties, kurią esame sukaupę.

• Jūsų organizacijos tobulinimą visada verta pradėti nuo savęs. Su procesiniu valdymu, efektyvumo gerinimo metodikomis galima susipažinti mokymuose, skaitant knygas, naujausius mokslinius straipsnius. Mūsų vedamuose mokymuose tai padedame padaryti ne tik teoriškai, bet ir praktiškai gerinant realius organizacijos procesus.

• Darbas su konsultantais, padedančiais tobulinti organizaciją, prasideda nuo aiškaus projekto tikslų ir siekiamo rezultato susiderinimo. Tai atlikus, visada bus galima įvertinti, ar kliento lūkesčius pavyko atliepti.

• Projekto pradžioje svarbu apsibrėžti problemas, nuo kurių prasidės procesų tobulinimas. Dažnai jos tebūna ledkalnio viršūnė, o po ja – didžiulė, nematoma problemų dalis. Ją reikia išnagrinėti ir tik tada galvoti apie sprendimo priemones. Viskas tam, kad tos pačios problemos nepasikartotų vėl ir vėl.

• Vertė, kurią sukuria procesų efektyvumo gerinimas, įvairiuose projektuose įvardinama skirtingai. Vienos organizacijos atpigina savo paslaugas, sutaupo darbuotojų darbo laiką, kitos – padidina savo veiklos skaidrumą, atskaitomybę ir t.t. Visas jas vienija juntama nauda, kuria džiaugiasi vadovai, kolegos, suinteresuotosios šalys, klientai ir steigėjai.

• Pasibaigus projektams reikia atšvęsti pergalę. Tai yra svarbi viso projekto dalis, nes mažais ir dideliais laimėjimais visada reikia pasidžiaugti su komanda. Kitas svarbus dalykas yra klientų grįžtamasis ryšys, kurio prašome siekdami nuolat tobulinti mūsų paslaugas. Taip patys savo veikloje taikome tokius pačius tobulinimo konceptus, kuriuos skatiname taikyti ir mūsų klientus.