top of page

Kodėl viešajam sektoriui verta gerinti savo procesus?

Atnaujinta: 06-19


Lietuvos viešajam sektoriui stipriai padėti gali procesų gerinimas

Pastaraisiais dešimtmečiais Lietuvos viešasis sektorius ženkliai transformavosi, stengdamasis atsikratyti sovietinio palikimo. Įsitvirtino supratimas, kad visuomenei reikia paslaugų, visuomenei kuriančių patogų gyvenimą mūsų šalyje. Pasiekimų yra, tačiau daugelyje sričių pokytis vyksta nepakankamai greitai. Apie tai, kas Lietuvos viešajam sektoriui gali padėti kurtis naują paslaugų kokybės lygį, kalbamės su tarptautiniu organizacijų valdymo ekspertu, „LEANERS“ partneriu Antanu Dubikaičiu.

 

Per pastaruosius kelerius metus Lietuvos viešajame sektoriuje įgyvendinote dešimtis projektų, skirtų gerinti organizacijų valdymą. Su kokiomis problemomis jos susiduria dažniausiai?

 

Pats didžiausias iššūkis viešojo sektoriaus organizacijoms yra strateginis kultūros pokytis – suvokimo, kad tobulėjimas turi būti nuolatinis, atsiradimas. Perėjus prie šio mąstymo būdo kyla klausimai, kaip efektyvinti veiklą, kaip į šį kūrybinį procesą įtraukti visų lygių darbuotojus. Daugeliui viešojo sektoriaus organizacijų tai labai neįprasta.

 

Tobulinant įmonių ir įstaigų valdymą jos palaipsniui mokosi fokusuotis tik į pagrindines savo funkcijas, o pagalbines perduoti kitiems. Tai nėra lengva. Kaip ir mažintis sąnaudas, kai biudžeto apribojimai jau savaime yra iššūkis. Tuo pačiu, vykstant pokyčiui keičiasi ir organizacijos kolektyvas – natūralu, jis atsinaujina, o išėjusius žmones reikia pakeisti kitais. Iš to kyla savi sunkumai.

 

Padėdami klientams dažnai susiduriame su situacijomis, kai organizacija, norėdama patobulinti paslaugas ir padidinti efektyvumą, turi peržengti savo ribas. Susidūrimas su sudėtingu valstybės biurokratiniu aparatu, gausiais ir augančiais reikalavimais, neretai trukdo efektyviai veikti ar sukelia papildomų išlaidų. Be to, nuolat daugėja iš aplinkos kylančių rizikų, visuomenė reikalauja visiško skaidrumo. Komunikuoti apie sąnaudas ir rezultatus šiais laikais yra privaloma norma, be kurios žmonės viešojo sektoriaus kuriamos vertės nesupranta. Daugelis organizacijų šioje srityje dar tik mokosi.

 

Manau, svarbiausia, į iššūkius, kiek ir kokių jų bebūtų, žiūrėti kaip į galimybę sukurti kažką naujo, geresnio - be jų evoliucija nevyksta.


 
Kokią naudą suteikia efektyvesni procesai?
  • Didėja klientų pasitenkinimas 

  • Gerėja organizacijos reputacija

  • Gerėja darbuotojų savijauta organizacijoje 

  • Trumpėja naujų darbuotojų adaptacijos laikas 

  • Kaupiamos darbuotojų žinios  

  • Gerėja procesų atlikimas

  • Procesai greitėja

  • Gerėja paslaugos, produkto ar rezultato kokybė 

  • Gerėja atskaitomybė    

  • Gerėja produktyvumas 

  • Mažėja proceso kaštai 

  • Mažėja rizikos

 

 

Kokias viešojo sektoriaus organizacijos problemas gali išspręsti procesų gerinimas?

 

Visada dirbdami su mūsų klientais pradedame nuo pagrindinio klausimo, ką norime pakeisti – stengiamės aiškiai įsivardinti tobulinimo tikslus, kad vėliau galėtume įsitikinti, ar juos įgyvendinome. O idėjų, ką gerinti, gali būti begalė, nes nei vienas procesas nėra tobulas, juos visada galima gryninti, atnaujinti.

 

Kalbant apie įgyvendintus projektus, juose mūsų klientai dažniausiai siekia pagerinti produktyvumą, paslaugų, produktų, veiklos rezultatų kokybę. Dirbdami kartu, mes ne tik teoriškai, bet ir praktiškai kliento komandą apmokome tobulinti pasirinktą procesą bei padidinti jo greitį, surasti sprendimus kaštų bei rizikų mažinimui.  

 

Svarbu paminėti, kad efektyvinant procesus galima sukurti teigiamą poveikį ir žmogiškųjų išteklių srityje – pagerinti darbuotojų savijautą bei įsitraukimą organizacijoje, sumažinti naujokų integracijos laiką, sėkmingiau kaupti žinias. Be to, pagerinti organizacijos reputaciją, kuri, visų pirma, ir yra susijusi su jos vidine kultūra, valdymo praktikomis, efektyvumu.  

 

Procesų efektyvinimas – tai įdomi kelionė, kurioje mokosi visi jos dalyviai. Gal galite pasidalinti istorija, kai viešojo sektoriaus organizacija, tobulindama procesus, liko nustebinta savo pačios atradimų?

 

Tokių atvejų ne tik Lietuvoje, bet ir kitose šalyse būna nuolat. Pavyzdžiui, Prancūzijoje konsultavome vieną tarptautinę viešojo sektoriaus organizaciją, padėdami jai pagerinti savo veiklos kokybę. Analizuodami vieną iš procesų visi darbuotojai galėjo tiksliai nupasakoti, kaip jis atliekamas. Tačiau, kai pabandėme įvardinti, kas yra šio proceso klientas, vartotojas ir koks šio proceso tikslas - niekas negalėjo atsakyti. Todėl tobulinimo grupė priėjo išvados, kad šio proceso apskritai reikia atsisakyti, nes neaišku nei kam jis reikalingas, nei kas naudojasi jo rezultatais. Priėmus šį sprendimą, organizacijai per metus pavyko sutaupyti 160 tūkst. valandų, kas yra tikrai nemažai. Iš tiesų, sutvarkius procesus gaunamas finansinis efektas viešojo sektoriaus įstaigas nustebina ir įkvepia tobulėti toliau – juk pasinaudojus šiomis lėšomis galima nuveikti naujų, gerų dalykų.

 

Bendrovės „LEANERS“ partneris Antanas Dubikaitis yra tarptautinis procesų optimizavimo ekspertas, sukaupęs daugiau nei 10 metų konsultavimo patirtį įvairiose viešojo sektoriaus įstaigose Lietuvoje ir užsienyje. Jis specializuojasi efektyvumo metodų taikyme bei veda praktinius mokymus viešojo sektoriaus komandoms.

 

2018 m. įkurtos organizacijų vystymo bendrovės „LEANERS“ konsultantai spręsti valdymo efektyvumo problemas jau padėjo tokioms Lietuvos organizacijoms kaip Generalinė prokuratūra, Aplinkos ministerija, Žemės ūkio ministerija, Valstybinė veterinarijos tarnyba, Vilniaus visuomenės sveikatos biuras  ir daugelis kitų. Bendrovės veiklos geografija apima Ukrainą, Turkiją, Azerbaidžaną, Armėniją, Šiaurės Makedoniją, Kosovą, Egiptą, Maroką. Daigiau apie „LEANERS“ paslaugas sužinokite čia.

 

bottom of page