Baigiasi Serbijos viešojo administravimo efektyvumui gerinti skirtas Europos Sąjungos projektas, kuriame konsultavo „ Leaners” partneris Robertas Šerėnas. Paskutiniame darbų etape siekta išsiaiškinti faktorius, svarbius šios šalies Viešojo administravimo ir vietos savivaldos ministerijos darbuotojų motyvacinei sistemai sukurti.    „ Ankstesniame projekto etape atliktas įsitraukimo tyrimas parodė įvairias darbuotojų motyvacijai ir kartu darbo efektyvumui trukdančias problemas, - pasakoja R. Šerėnas. - Strateginės sesijos su klientais metu nuspręsta šią sritį tobulinti, pasitelkiant gilesnius tyrimus. Todėl paskutiniame projekto etape atlikta dar viena organizacijos darbuotojų apklausa, kurioje sudalyvavo net 99 proc. respondentų.“   Toks didžiulis respondentų aktyvumas parodė itin didelį motyvacinės sistemos aktualumą. Paaiškėjo, jog darbuotojai labiausiai motyvuojančiais faktoriais laiko įdomias ir iššūkių kupinas užduotis, galimybę dirbti nuotoliu ir darbo pobūdžio lankstumą. Remiantis šiomis įžvalgomis organizacija sieks sukurti šiuolaikines tendencijas atitinkančią motyvaciję sistemą.      Šiame Europos Sąjungos projekte daug dėmesio buvo skirta nuoseklios darbuotojų įsitraukimo tyrimų sistemos sukūrimui Serbijos viešajame sektoriuje. Tokia sistema leidžia reguliariai matuoti ir vėliau lyginti darbuotojų įsitraukimo, motyvacijos, pasitikėjimo vadovais, atlyginimų konkurencingumo bei kitus duomenis. Jie pagrindžia strateginį veiklų planavimą, leidžia efektyviai siekti organizacijos tikslų.     Daugiau apie mūsų projektus sužinokite čia :

Finišuoja 2025 m. kovo mėn. prasidėjęs projektas, kurio metu Sakartvelo Geležinkelių transporto agentūra tobulino savo vadybą, orientuodamasi į Europos Sąjungos reikalavimus. Šiame projekte kartu su kitais tarptautiniais ekspertais iš Vokietijos konsultavo „Leaners" partneris Antanas Dubikaitis.   Padedami ekspertų agentūros vadovai ir darbuotojai ieškojo geriausių būdų, kaip praktiškai įgyvendinti Europos Sąjungos reikalavimus. Taip pat jie dalyvavo mokymuose, skirtuose geležinkelių saugos sistemų efektyvumo ir priežiūros, pavojingų krovinių vežimo geležinkeliais priežiūros, specialistų sertifikavimo ir priežiūros bei kitoms temoms.   „Nors šis projektas turėjo labai konkrečią - geležinkelių saugos priežiūros - temą, jame netiesiogiai palietėme ir bendruosius organizacijos vadybos aspektus, kurie Sakartvelo geležinkelių agentūros atstovams buvo nauji. Visų pirma, paskatinome vadovus vykti į vietas, kur vyksta tikrasis, klientams vertę kuriantis darbas ir patiems pamatyti, kaip realiai gyvenime veikia priežiūros procesas. Tai atvėrė ne tik jo tobulinimo galimybes, bet ir paskatino supratimą, kokių kompetencijų bei įgūdžių reikia su tuo dirbantiems žmonėms,“ - sako Antanas Dubikaitis.   2018 – 2025 m. „Leaners" partneriai konsultacines paslaugas įvairiais vadybos klausimais suteikė 26 viešojo sektoriaus organizacijoms 13-oje užsienio šalių. Bendradarbiaujant su tarptautiniais partneriais įgyvendinti projektai, kuriuos finansavo Europos Komisija, Jungtinės Tautos bei kiti donorai. Daugiau apie mūsų projektus Lietuvoje ir užsienyje sužinokite čia . Foto: Sarkatvelo Geležinkelių transporto agentūros

Tam, kad darbuotojai įsidėmėtų organizacijos vertybes, paprastai patariama apie jas kalbėti kuo dažniau ir šiam tikslui naudoti kuo daugiau kanalų. Vis dėlto, tokios bendros sąvokos kaip sąžiningumas, principingumas, atskaitomybė ar atsakomybė yra sunkiai įsimenamos. Juo labiau, kad jas savo vertybėms apibūdinti renkasi daugelis organizacijų. Tad kaip sukurti vertybes, kurios keltų susidomėjimą, būtų lengvai įsimenamos, patraukliai žiūrėtųsi, pabrėžtų tai, kas svarbu, ir aiškiai atitiktų organizacijos tapatybę? Naudingų patarimų „Harvard Business Review" publikuotame straipsnyje How to Create Company Values That Actually Resonate pateikia vadybos mokslininkai - IESEG vadybos mokyklos Paryžiuje strategijos docentas Shawn Pope bei Oslometo verslo mokyklos Osle viešosios politikos ir administravimo profesorius Arild Wæraas . 1.     Būkite kūrybiški   Atsisakykite minties, kad jums būtinai reikia frazės ar jų rinkinio, vadinamo „ pagrindinėmis vertybėmis “. Idėjas, kurias norite pabrėžti, gali perteikti ir alternatyvūs formatai. Pavyzdžiui, kompanija „Johnson & Johnson“ turi „ kredo“, „Ford Motor“ – „ tiesas“ , „Toyota“ – „ kelią“ , „Google“ – „ įsitikinimus“ , „Abbvie“ – „ principus“ , o „North Face“ – „ manifestą“ . Tai gali būti ir šūkis , sentencija, „sėkmės receptas" ar kiti formatai, pasižymintys paprastumu ir komunikabilumu bei galintys padaryti ilgalaikį įspūdį.   2.     Formuluokite trumpai   Apribokite savo sąrašą iki keturių vertybių – tai maksimalus skaičius, kurį žmonės paprastai atsimena. Išskirkite tas, kurios jūsų organizacijai svarbiausios. Pavyzdžiui, „H&M” į savo vertybių sąrašą įtraukė „Sąmoningas požiūris į sąnaudas“, nes tai labai svarbu jos konkurencinei pozicijai, o JAV prekybos centras „Meijer“ - „Šviežumas“. Šios vertybės padeda darbuotojams nenukreipti akių nuo tikslo.    Ir atvirkščiai, praleiskite tai, ką galima priskirti visiems doriems žmonėms. Pavyzdžiui, straipsnio autorių nuomone, perteklius yra vertybėse išskirti „Sąžiningumą“ (jį savo sąrašuose turi „Delta Airlines“ ir „Microsoft“ kompanijos). Sąžiningumas jau atsispindi organizacijos etikos kodekse, kuriame yra pakankamai vietos aptarti darbuotojų elgesio klausimus – nuo seksualinio priekabiavimo prevencijos iki elgesio su pranešėjais.   Pagrindines vertybes geriausia naudoti ne kaip moralinį priminimą, o kaip teiginius apie tai, kas jūsų įmonei ypač svarbu, įdomu ar įkvepia.   3.     Surūšiuokite pagal svarbą   Labiausiai tikėtina, kad darbuotojai prisimins vertybes, kurios sąraše yra paminėtos pirmos ir paskutinės. Organizacijos, įsivardinusios daugiau nei dvi vertybes, šiose pozicijose turėtų įrašyti pačias svarbiausias.   Įsiminti vertybių eiliškumą gali padėti akrostichas – žodis, sudarytas iš vertybių pirmųjų raidžių. Pavyzdžiui, chemijos bendrovė „BASF“ savo pagrindines vertybes sutraukė į žodį CORE, reiškiantį kūrybiškas, atviras, atsakingas, verslus.   Organizacijos gali sukurti vertybių akrostichą pagal savo pavadinimą arba kitus žodžius, kurie sukelia emocijas arba yra susiję su industrija.   4.     Pagyvinkite nuobodumą   Vietoje nuobodžios, nuasmenintos kalbos pagrindines vertybes galima pagyvinti. Pavyzdžiui, vietoje žodžio „Atskaitomybė“ bendrovė „Kraft Heinz“ naudoja „Mums tai priklauso“. „Toyota“ vietoje vertybės „Aptarnavimas“ naudoja vaizdingesnę šnekamosios kalbos frazę „Mes nueiname papildomą mylią“. Geri pavyzdžiai, kurie nėra klišės: „Kokybė yra pirmas darbas“ („Ford“), „Smagi pramoga šeimai“ („Disney“), „Judėk greitai ir laužyk dalykus“ („Facebook“).     Gerose pagrindinių vertybių deklaracijose naudojami drąsūs pareiškimai, imperatyvai, klausiamieji žodžiai – tai alternatyva negyvybingiems, nesusijusių daiktavardžių sąrašams.   Kurdami frazes apsvarstykite galimybę naudoti tokias literatūrines priemones, kaip pavyzdžiui:   aliteraciją - tikslingą panašiai skambančių priebalsių pasikartojimą gretimuose žodžiuose („Future focused“ - „Jonhson Controls“, „The Power of people“ - „Best Buy“) asonansą - vienodų arba to paties tipo balsių pasikartojimą gretimuose žodžiuose („A will to win“ - „American Express“) rimą - panašių skiemenų pasikartojimą gretimuose žodžiuose („Passion for Innvention“ - „Amazon"). Nepamirškite, kad svarbus ir skambesio sklandumas – geriausia pasirinkti žodžius turinčius kuo mažiau skiemenų.   5.     Padarykite vertybes matomomis   Galiausiai, sukurkite vertybes taip, kad jos būtų vizualiai patrauklios. Esame linkę geriau įsiminti paveikslėlius nei žodžius . Pasinaudokite šia įžvalga ir perteikite vertybes su įmone susijusioje emblemoje. Pavyzdžiui, transporto paslaugų organizacija gali turėti „vertybių ratą“, statybų - „vertybių kopėčias“ ir pan.   Rinkdamiesi paveikslėlį, įvertinkite ne tik jo svarbą, bet ir kontūrų aiškumą (pirmenybę patartina teikti ikonoms, o ne realizmui), gebėjimą pavaizduoti sudėtingus ryšius (pvz. vertybių piramidėje). Nenuostabu, kad dauguma darbuotojų organizacijų vertybių sąrašus perskaito lyg užmerktomis akimis ir greitai juos pamiršta. Straipsnio autoriai akcentuoja, kad šią problemą reikia spręsti dar projektavimo etape, pasirenkant įsimintiną vertybių formatą, skaičių, tvarką, skambesį ir grafiką. Sprendimo esmė – vaizduotė, o ne kartojimas.

Iš savo patirties žinome, kad greitai atsirinkti vadybos sprendimams tinkamus įrankius - ne taip jau ir lengva. Pasirinkimą apsunkina versijų gausa, ne viskas, kas tinka versui, identiškai pritaikoma viešajame sektoriuje. Todėl nusprendėme dalintis nemokamais įrankiais, kuriuos ne kartą patys išbandėme savo darbe bei konsultuodami įvairias viešojo sektoriaus organizacijas Lietuvoje ir užsienyje. Mūsų svetainės skyrelyje „ Resursai " rasite įvairias formas, kurias drąsiai galite taikyti savo organizacijos problemoms spręsti, projektams kurti ar strategijoms rengti. Jūsų jau laukia nemokami įrankiai: problemų analizei - „SWOT ", „ CTQ", „ CTB", „ Ishikawa diagrama", planavimui - „ X Matrix" ir lentelė strateginei sesijai struktūrizuoti įžvalgoms surinkti - „ Gemba `Walks", problemoms spręsti - „ 5 Kodėl" projektams planuoti - „ Kanban" projekto poveikio vertinimo lentelė. Metodus atrinkome ir adaptavome būtent viešajam sektoriui, o jei juos taikant kiltų klausimų - mielai paaiškinsime, kaip tai padaryti (Jūsų laiškų lauksime info@leaners.eu ). Ačiū, kad lankotės mūsų svetainėje!

Atsakymą diktuoja LEAN sistema, sakanti, kad organizacijos vertę sukuria žmonių, procesų ir technologijų sąveika. Kuo kiekviena iš šių sričių efektyvesnė, tuo geresnis bendras rezultatas. Tad kaip sukurti viešojo sektoriaus organizaciją, kurioje darbuotojams būtų gera dirbti ir ji atlieptų visuomenės lūkesčius? Į šį klausimą šiuo metu gilinamės Serbijoje vykstančiame projekte, kurio tikslas – sukurti sistemą, gerinančią viešojo administravimo efektyvumą. Dirbame su   MDULS   (Serbijos Viešojo administravimo ir vietos savivaldos ministerija),   Služba za upravljanje kadrovima Vlade Republike Srbije   (Žmogiškųjų išteklių valdymo tarnyba),   National Academy for Public Administration Republic of Serbia   (Nacionalinė viešojo administravimo akademija).   Pradėjome nuo strateginių sesijų, kuriose išsigryninome, kad klientams šiuo metu svarbiausia - valstybės tarnybos kaip darbovietės patrauklumas ir valstybės tarnautojų veiklos efektyvumas. Juos reikia didinti. Šiame etape aiškiai pasimatė, kaip svarbu turėti nuoseklią darbuotojų įsitraukimo tyrimų sistemą, leidžiančią išmatuoti jų įsitraukimo indeksą, pasitikėjimą vadovais, atlyginimų konkurencingumą bei kitus rodiklius. Tik žinant realų paveikslą galima suplanuoti veiklas, išties padedančias siekti tobulėjimo tikslų. Tad toliau vykdydami Serbijos valstybės tarnybos tobulinimo projektą jame pritaikėme viešajam sektoriui tinkamą darbuotojų įsitraukimo tyrimo metodiką, kuri pasiteisino Lietuvoje ir Ukrainoje. Parengėme klausimynus, komunikaciją, apdorojome duomenis, pasidalinome įžvalgomis, ką daryti toliau. Džiaugiamės, kad ką tik pristatyti 3 įstaigų darbuotojų įsitraukimo tyrimo rezultatai klientams leido pamatyti jų organizacijų galimybes ir savo ateitį planuotis atsispiriant nuo aiškių duomenų. Kitas projekto etapas – analogiško tyrimo vykdymas visoje Serbijos valstybės tarnyboje. Dėkingi už galimybę prisidėti prie šio įdomaus   European Commission   finansuojamo projekto ir su tarptautine ekspertų komanda kartu kurti vertę viešajam sektoriui.

Komentuoja „LEANERS" partneris, viešojo sektoriaus organizacijų konsultantas Robertas Šerėnas. Siekdamos savo tikslų organizacijos dažnai susiduria su iššūkiais. Mūsų patirtis rodo, kad tam dažniausiai būna keletas priežaščių: T ikslų tiesiog nėra. Be aiškiai apibrėžtų tikslų, organizacijos negali matuoti pažangos ar sėkmės. Tikslai yra žemėlapis, vedantis į sėkmę, jų neturėdama organizacija klaidžioja be krypties. Tikslų per daug.  Kai organizacijos nusistato per daug tikslų, darbuotojai gali jaustis pernelyg apkrauti. Tai gali sukelti stresą ir sumažinti motyvaciją, nes darbuotojai nežino, nuo ko pradėti ar ką laikyti prioritetu. Darbuotojai nežino, kokie yra tikslai arba jų nesupranta.  Aiški komunikacija yra gyvybiškai svarbi. Jei darbuotojai nežino, kokie yra organizacijos tikslai, jeigu jie yra sudėtingi ir sunkiai suprantami, darbuotojai negalės šių tikslų veiksmingai siekti. Darbuotojai neįsipareigoję tikslų siekti ir neatsako už pažangą.  Svarbūs veiksniai, skatinantys darbuotojus siekti tikslų, yra įsipareigojimas ir atsakomybė. Be jų, tikslai lieka tik popieriuje ir nėra siekiama jų įgyvendinti. Darbuotojai nežino, ką konkrečiai reikia daryti.  Aiškus veiksmų planas yra būtinas. Darbuotojai turi žinoti konkrečius žingsnius, kuriuos reikia atlikti, kad organizacijos tikslai būtų pasiekti. Tikslams nėra laiko – paskęstama kasdienybėje.  Laiko valdymas ir prioritetai yra būtini. Organizacijoms reikia užtikrinti, kad kasdienės užduotys netrukdytų ilgalaikiams tikslams bei būtų bskiriamas laikas jiems siekti. Ar susimąstėte, kuri iš priežasčių aktuali jūsų organizacijoje? Pasikalbėkime, nuo ko pradėti, kad išsikelti tikslai būtų pasiekti.

Visuomenė iš viešojo sektoriaus organizacijų tikisi kompetencijos, paslaugumo, greičio, efektyvaus kaštų panaudojimo, lyderystės patiems įgyvendinant tai, ką reguliuoja ir komunikuoja. Tačiau kaip viešojo sektoriaus įstaigai ar įmonei tai padaryti, jei neaišku, kur ji eina ir ko siekia? Kokią reikšmę šiuolaikinei organizacijai turi kokybiška strategija, komentuoja LEANERS partneris Robertas Šerėnas. Su kokiais iššūkiais susiduria viešojo sektoriaus organizacijos, norinčios susikurti realiai veikiančias strategijas? Įgyvendinę dešimtis projektų Lietuvoje ir užsienyje matome, kad daugelyje viešojo sektoriaus organizacijų situacija yra panaši: strateginiam planavimui neskiriama pakankamai laiko, reikia stiprinti strateginių sesijų vedimo kompetenciją, nėra pakankamai žmogiškųjų resursų. Tačiau organizacijos šiuos trūkumus supranta, ieško pagalbos išorėje, visų pirma, norėdamos naujomis žiniomis sustiprinti savo žmones, „užsukti“ teisingus procesus. Kokie yra efektyvios viešojo sektoriaus organizacijos požymiai? Išskirčiau vieną bendrą esminį efektyvių organizacijų požymį - tai nuolatinis strateginio valdymo kompetencijos tobulinimas ir nuoseklus jos taikymas praktikoje. Efektyvios įstaigos ir įmonės neturi daug tikslų, jie būna visiškai aiškūs. Siekiami rezultatai būna aiškiai įvardinti skaičiais, jie sukuriami nuolat gerinant paslaugų kokybę bei didinant klientų pasitenkinimą. Į ką turėtų atkreipti dėmesį organizacijos, nebenorinčios kurti strategijų „į stalčių“? V iešojo sektoriaus organizacijoms, planuojančioms strategijos atnaujinimo darbus, patariame jose numatyti ne daugiau kaip tris pamatuojamus labai svarbius (SMART) tikslus. Strategiją per dešimt minučių turėtų suprasti bet koks žmogus, dokumentas turi tilpti į vieną puslapį ir atliepti pagrindinę valstybės strategiją ir suinteresuotųjų šalių lūkesčius. Svarbus dalykas – į strategijos kūrimą būtina įtraukti organizacijos darbuotojus, kad ji neliktų tik „strateginio skyriaus“ reikalu. Šis skyrius turi ne rengti strategiją, o įtraukti visas suinteresuotąsias šalis į bendrą kūrybą ir padėti sutarti dėl esminių dalykų. Apie tai mes kalbame strateginėse sesijose, kurias ne tik fasilituojame, bet ir padedame fiksuoti įžvalgas, bet tuo pačiu apmokome mūsų klientus tai daryti patiems.

Pataria „LEANERS“ partneris Antanas Dubikaitis Dažnai gaunu klausimų, kokį įrankį naudoti procesų braižymui, atvaizdavimui? Kol kas dar neteko rasti šiam tikslui skirtų dirbtinio intelekto programų, tad lieka rinktis iš gerai žinomų alternatyvų. Aišku, galima procesus braižyti su paprastomis programomis, tokiomis kaip „MS Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ar kitomis, tačiau jos nėra tam skirtos, todėl dirbti nebus patogu ir reikės labai daug laiko. Todėl visada rekomenduoju braižyti procesus su programomis, kurios sukurtos būtent šiam tikslui. Svarbiausia, renkantis įrankį pasižiūrėti, ar jis palaiko visame pasaulyje naudojamą BPMN (angl. Business Process Model and Notation) standartą, skirtą braižymui ir atvaizdavimui. Kai kurie įrankiai gali turėti nemokamą versiją, bet ji visada bus ribota. Pavyzdžiui, galėsite nubrėžti tik tam tikrą simbolių skaičių, būtinai turėsite jungtis prie interneto arba nebus kokių nors jums reikalingų galimybių ar funkcionalumų. Dar vienas patarimas iš praktikos - visada pasižiūrėkite, ar galėsite jūsų nubrėžtą procesą konvertuoti į paveiksliuką, pdf dokumentą ar kitą formatą. Įrankių išbandymui visada rekomenduoju pasinaudoti bent keletos dienų nemokamomis versijomis, kad galėtumėte įsivertinti, ar jums jie patinka, ar patogu dirbti, o paskui jau galima sumokėti už licenciją ir naudotis nuolat. Savo darbe aš pats naudoju „MS Visio,“ nes jis puikiai integruojasi su „MS Office 365“, yra patogus procesų braižymui ir turi plačias importavimo bei eksportavimo galimybes. Bet žinoma, yra ir kitų įrankių, pavyzdžiui, „Lucidchart“, „Drawio“, „Bizzagi“, „Miro“, „Creately“, „EdrawMax“ ar kt. Įvairovė didelė, todėl tikrai galite išbandyti keletą ir pasirinkti jums labiausiai tinkantį.

Konsultacinės kompanijos FranklinCovey Lithuania   komandos kvietimu š. m. birželio mėn. „Leaners" partneris Robertas Šerėnas dalyvavo viešojo sektoriaus vadovų lyderystei skirtame renginyje „7 įpročių efektas". Panelinėje diskusijoje su jos dalyviais kalbėta apie tai, kas vadovus gali sustiprinti ir įkvėpti kurti pokyčius. „Jei kultūra pusryčiams „suvalgo ” strategiją, tai gera vadyba „suvalgo ”...viską. Tuo daug kartų įsitikinau dirbdamas organizacijų vadovu, o vėliau - jų valdybos nariu. Todėl, kad ir kaip būtų nelengva, viešojo sektoriaus organizacijų vadovams linkiu nenuleisti rankų, nesustoti kurti vertę visuomenei bei tai daryti įdarbinant reikiamus vadybos įrankius," - sako Robertas Šerėnas. Dėkojame kolegoms iš   FranklinCovey Lithuania už galimybę dalintis mintimis ir puikiai suorganizuotą renginį , sudominusį įvairių organizacijų Personalo bei kitų sričių vadovus. Foto: Frankly & Covey Lietuva

Mūsų projektų geografija plečiasi į Juodkalniją – „Leaners" partneriai Antanas Dubikaitis ir Robertas Šerėnas pradeda darbus čia vykstančiame Europos Sąjungos finansuojamame projekte. Juo siekiama stiprinti šios šalies transporto sektoriaus specialistų organizacinius gebėjimus, didinti veiklos efektyvumą bei gerinti jos rezultatus, Juodkalnijai ruošiantis prisijungti prie Europos Sąjungos šalių bendrijos.   Šiame Europos Komisijos inicijuotame techninės pagalbos projekte kartu su kitais tarptautiniais ekspertais A. Dubikaitis ir R. Šerėnas konsultuos Juodkalnijos transporto ministerijos atstovus. Remdamiesi savo ilgamete patirtimi transporto sektoriuje bei žiniomis, sukauptomis konsultuojant viešojo sektoriaus organizacijas įvairiose šalyse, jie parengs Juodkalnijos geležinkelio transporto teisės aktus, taip, kad jie atitiktų Europos Sąjungoje galiojančius reikalavimus geležinkelių transportui.   „Tarptautiniai projektai yra viena svarbiausių mūsų ekspertinės veiklos sričių, kuri leidžia pritaikyti patikrintus ir išties veikiančius vadybos metodus, o taip pat atrasti naujus, konkrečiai šaliai reikalingus sprendimus,“ – sako Antanas Dubikaitis. – Visada stengiamės klientams pasiūlyti įžvalgas, kurios geriausiai prisidėtų prie nuolatinio tobulinimo kultūros kūrimo jų organizacijose bei įkvėptų transformuotis į šiuolaikiškas, visuomenės lūkesčius bei naujausias vadybos tendencijas atitinkančias įstaigas“.     „Leaners“ ekspertai Juodkalnijos transporto ministerijos projekte darbuosis š. m. birželio – spalio mėn. Daugiau apie mūsų klientus Lietuvoje ir užsienyje bei jiems suteiktas paslaugas sužinokite čia .

Jeigu dar prieš dešimtmetį gan skeptiškai žiūrėta į viešojo sektoriaus organizacijas, nusprendusias savo veikloje pritaikyti LEAN metodus, tai šiuo metu jie jau gerai žinomi bei daugelio išbandyti. Vis dėlto, ką turėtų žinoti viešojo sektoriaus profesionalai, kuriems ši sritis dar visiškai nauja? Savo įžvalgomis dalinasi organizacijų vystymo bendrovės „LEANERS“ partneris Antanas Dubikaitis.   Pasaulyje viešojo sektoriaus organizacijos savo veiklos tobulinimui plačiai naudoja tokius tobulinimo metodus kaip „LEAN vadyba“, „Šešios sigma“, „Visuotinės kokybės vadyba“, „Procesų reinžinerija“, „Apribojimų teorija“, „Agile“ ir „Scrum“, „Dizaino mąstysena“. Jeigu juos gali taikyti institucija vienoje šalyje, tai galės ir analogiška institucija kitoje šalyje. Lietuvos viešojo sektoriaus organizacijos taip pat gali mokytis iš tarptautinės patirties, kurią esame sukaupę.   Jūsų organizacijos tobulinimą visada verta pradėti nuo savęs. Su procesiniu valdymu, efektyvumo gerinimo metodikomis galima susipažinti mokymuose, skaitant knygas, naujausius mokslinius straipsnius. Mūsų vedamuose mokymuose tai padedame padaryti ne tik teoriškai, bet ir praktiškai gerinant realius organizacijos procesus.   Darbas su konsultantais, padedančiais tobulinti organizaciją, prasideda nuo aiškaus projekto tikslų ir siekiamo rezultato susiderinimo. Tai atlikus, visada bus galima įvertinti, ar kliento lūkesčius pavyko atliepti.   Projekto pradžioje svarbu apsibrėžti problemas, nuo kurių prasidės procesų tobulinimas. Dažnai jos tebūna ledkalnio viršūnė, o po ja – didžiulė, nematoma problemų dalis. Ją reikia išnagrinėti ir tik tada galvoti apie sprendimo priemones. Viskas tam, kad tos pačios problemos nepasikartotų vėl ir vėl. Vertė, kurią sukuria procesų efektyvumo gerinimas, įvairiuose projektuose įvardinama skirtingai. Vienos organizacijos atpigina savo paslaugas, sutaupo darbuotojų darbo laiką, kitos – padidina savo veiklos skaidrumą, atskaitomybę ir t.t. Visas jas vienija juntama nauda, kuria džiaugiasi vadovai, kolegos, suinteresuotosios šalys, klientai ir steigėjai.   Pasibaigus projektams reikia atšvęsti pergalę. Tai yra svarbi viso projekto dalis, nes mažais ir dideliais laimėjimais visada reikia pasidžiaugti su komanda. Kitas svarbus dalykas yra klientų grįžtamasis ryšys, kurio prašome siekdami nuolat tobulinti mūsų paslaugas. Taip patys savo veikloje taikome tokius pačius tobulinimo konceptus, kuriuos skatiname taikyti ir mūsų klientus.

Pastaraisiais dešimtmečiais Lietuvos viešasis sektorius ženkliai transformavosi, stengdamasis atsikratyti sovietinio palikimo. Įsitvirtino supratimas, kad visuomenei reikia paslaugų, kuriančių patogų gyvenimą mūsų šalyje. Pasiekimų yra, tačiau daugelyje sričių pokytis vyksta nepakankamai greitai. Apie tai, kas Lietuvos viešajam sektoriui gali padėti kurtis naują paslaugų kokybės lygį, kalbamės su „LEANERS“ partneriu Antanu Dubikaičiu.   Per pastaruosius kelerius metus Lietuvos viešajame sektoriuje įgyvendinote dešimtis projektų, skirtų gerinti organizacijų valdymą. Su kokiomis problemomis jos susiduria dažniausiai?   Pats didžiausias iššūkis viešojo sektoriaus organizacijoms yra strateginis kultūros pokytis – suvokimo, kad tobulėjimas turi būti nuolatinis, atsiradimas. Perėjus prie šio mąstymo būdo kyla klausimai, kaip efektyvinti veiklą, kaip į šį kūrybinį procesą įtraukti visų lygių darbuotojus. Daugeliui viešojo sektoriaus organizacijų tai labai neįprasta.   Tobulinant įmonių ir įstaigų valdymą jos palaipsniui mokosi fokusuotis tik į pagrindines savo funkcijas, o pagalbines perduoti kitiems. Tai nėra lengva. Kaip ir mažintis sąnaudas, kai biudžeto apribojimai jau savaime yra iššūkis. Tuo pačiu, vykstant pokyčiui keičiasi ir organizacijos kolektyvas – natūralu, jis atsinaujina, o išėjusius žmones reikia pakeisti kitais. Iš to kyla savi sunkumai.   Padėdami klientams dažnai susiduriame su situacijomis, kai organizacija, norėdama patobulinti paslaugas ir padidinti efektyvumą, turi peržengti savo ribas. Susidūrimas su sudėtingu valstybės biurokratiniu aparatu, gausiais ir augančiais reikalavimais, neretai trukdo efektyviai veikti ar sukelia papildomų išlaidų. Be to, nuolat daugėja iš aplinkos kylančių rizikų, visuomenė reikalauja visiško skaidrumo. Komunikuoti apie sąnaudas ir rezultatus šiais laikais yra privaloma norma, be kurios žmonės viešojo sektoriaus kuriamos vertės nesupranta. Daugelis organizacijų šioje srityje dar tik mokosi.   Manau, svarbiausia, į iššūkius, kiek ir kokių jų bebūtų, žiūrėti kaip į galimybę sukurti kažką naujo, geresnio - be jų evoliucija nevyksta. Kokią naudą suteikia efektyvesni procesai? Didėja klientų pasitenkinimas  Gerėja organizacijos reputacija Gerėja darbuotojų savijauta organizacijoje  Trumpėja naujų darbuotojų adaptacijos laikas  Kaupiamos darbuotojų žinios   Gerėja procesų atlikimas Procesai greitėja Gerėja paslaugos, produkto ar rezultato kokybė  Gerėja atskaitomybė     Gerėja produktyvumas  Mažėja proceso kaštai  Mažėja rizikos   Kokias viešojo sektoriaus organizacijos problemas gali išspręsti procesų gerinimas?   Visada dirbdami su mūsų klientais pradedame nuo pagrindinio klausimo, ką norime pakeisti – stengiamės aiškiai įsivardinti tobulinimo tikslus, kad vėliau galėtume įsitikinti, ar juos įgyvendinome. O idėjų, ką gerinti, gali būti begalė, nes nei vienas procesas nėra tobulas, juos visada galima gryninti, atnaujinti.   Kalbant apie įgyvendintus projektus, juose mūsų klientai dažniausiai siekia pagerinti produktyvumą, paslaugų, produktų, veiklos rezultatų kokybę. Dirbdami kartu, mes ne tik teoriškai, bet ir praktiškai kliento komandą apmokome tobulinti pasirinktą procesą bei padidinti jo greitį, surasti sprendimus kaštų bei rizikų mažinimui.     Svarbu paminėti, kad efektyvinant procesus galima sukurti teigiamą poveikį ir žmogiškųjų išteklių srityje – pagerinti darbuotojų savijautą bei įsitraukimą organizacijoje, sumažinti naujokų integracijos laiką, sėkmingiau kaupti žinias. Be to, pagerinti organizacijos reputaciją, kuri, visų pirma, ir yra susijusi su jos vidine kultūra, valdymo praktikomis, efektyvumu.     Procesų efektyvinimas – tai įdomi kelionė, kurioje mokosi visi jos dalyviai. Gal galite pasidalinti istorija, kai viešojo sektoriaus organizacija, tobulindama procesus, liko nustebinta savo pačios atradimų?   Tokių atvejų ne tik Lietuvoje, bet ir kitose šalyse būna nuolat. Pavyzdžiui, Prancūzijoje konsultavome vieną tarptautinę viešojo sektoriaus organizaciją, padėdami jai pagerinti savo veiklos kokybę. Analizuodami vieną iš procesų visi darbuotojai galėjo tiksliai nupasakoti, kaip jis atliekamas. Tačiau, kai pabandėme įvardinti, kas yra šio proceso klientas, vartotojas ir koks šio proceso tikslas - niekas negalėjo atsakyti. Todėl tobulinimo grupė priėjo išvados, kad šio proceso apskritai reikia atsisakyti, nes neaišku nei kam jis reikalingas, nei kas naudojasi jo rezultatais. Priėmus šį sprendimą, organizacijai per metus pavyko sutaupyti 160 tūkst. valandų, kas yra tikrai nemažai. Iš tiesų, sutvarkius procesus gaunamas finansinis efektas viešojo sektoriaus įstaigas nustebina ir įkvepia tobulėti toliau – juk pasinaudojus šiomis lėšomis galima nuveikti naujų, gerų dalykų.   Bendrovės „LEANERS“ partneris Antanas Dubikaitis yra tarptautinis procesų optimizavimo ekspertas, sukaupęs daugiau nei 10 metų konsultavimo patirtį įvairiose viešojo sektoriaus įstaigose Lietuvoje ir užsienyje. Jis specializuojasi efektyvumo metodų taikyme bei veda praktinius mokymus viešojo sektoriaus komandoms.   2018 m. įkurtos organizacijų vystymo bendrovės „LEANERS“ konsultantai spręsti valdymo efektyvumo problemas jau padėjo tokioms Lietuvos organizacijoms kaip Generalinė prokuratūra, Aplinkos ministerija, Žemės ūkio ministerija, Valstybinė veterinarijos tarnyba, Vilniaus visuomenės sveikatos biuras  ir daugelis kitų. Bendrovės veiklos geografija apima Ukrainą, Turkiją, Azerbaidžaną, Armėniją, Šiaurės Makedoniją, Kosovą, Egiptą, Maroką. Daigiau apie „LEANERS“ paslaugas sužinokite čia .