Sodros komanda tobulino užsienio išmokų procesus
Ką daryti, kai darbai vėluoja, kaupiasi neišnagrinėtų prašymų likutis, o komandai sunku pagrįsti realų darbo krūvį? Atsakymų į šiuos klausimus vertės srauto analizės dirbtuvėse ieškojo „Sodros“ Vilniaus skyriaus Užsienio išmokų skyriaus komanda. Dirbtuves vedė LEANERS partneris Robertas Šerėnas.
Komanda analizavo pensijų skyrimo pagal Europos Sąjungos reglamentus ir tarptautines sutartis bei išmokų mokėjimo procesus. Buvo nagrinėjama, kaip keliauja klientų prašymai ir informacija, kokius veiksmus atlieka specialistai, kur darbas sustoja ir kas apsunkina sklandžią jo eigą.
Šie procesai pasirinkti siekiant spręsti vėluojančių darbų, susikaupusio prašymų likučio ir darbuotojų darbo krūvio problemas. Dirbtuvių tikslas buvo rasti galimybių, kaip trumpinti procesų trukmę, laiku ir kokybiškai suteikti paslaugas bei geriau panaudoti turimus žmonių pajėgumus.
Darbas prasidėjo nuo problemų ir siekiamų rezultatų aptarimo. Tuomet komanda žingsnis po žingsnio atkūrė tikrąją procesų eigą, vertino darbo ir laukimo laiką, ieškojo vertės nekuriančių veiklų bei jų priežasčių.
Remiantis analize buvo projektuojami patobulinti procesai, vertinamas darbuotojų pajėgumo poreikis ir rengiami įgyvendinimo veiksmai.
Dirbtuvių rezultatas – esamų ir siūlomų procesų žemėlapiai bei konkretūs tobulinimo pasiūlymai. Jie apėmė aiškesnį darbų paskirstymą ir specializaciją, darbo standartizavimą, dokumentų supaprastinimą bei šablonų parengimą, lengvesnę informacijos paiešką ir kasdienį darbų eigos valdymą.
„Pradžioje įvairiomis formomis skambėjo žodis „neįmanoma“. Tačiau dirbant kartu kasdienės problemos virto konkrečiais pasiūlymais, ką ir kaip keisti. Labiausiai nudžiugino komandos požiūrio pokytis – nuo „neįmanoma“ iki „padarysime“, – sako Leaners partneris Robertas Šerėnas.
Vieni svarbiausių Sodros komandos atradimų – kaip pagrįstai skaičiuoti darbo krūvį, ką reiškia FTE, arba visos darbo dienos ekvivalentas, kaip duomenimis argumentuoti darbuotojų poreikį. Taip pat išryškėjo, kad net teisės aktais išsamiai reguliuojamuose procesuose galima tobulinti darbo organizavimą, o prireikus inicijuoti ir pačių reikalavimų peržiūrą.
Kiek organizacijoje sutrumpės procesų trukmė ir sumažės darbo sąnaudos, bus galima įvertinti įgyvendinus pasirinktus sprendimus. Tam reikės palyginti proceso trukmės, prašymų likučio, paslaugų suteikimo laiku ir darbo sąnaudų rodiklius prieš pokyčius ir po jų.
Dirbtuvių vertę patvirtino ir dalyvių apklausa. Bendras įvertinimų vidurkis siekė 9,8 iš 10, o grynasis rekomendavimo rodiklis NPS – +90. Savo įspūdžiais dalyviai dalinosi ir atsiliepimuose:
„Dalyvavimas VSM padeda ne tik pamatyti, kaip procesas vyksta, bet ir kartu rasti, kur jį galima padaryti greitesnį, paprastesnį ir patogesnį tiek darbuotojui, tiek klientui," „Gauta neišmatuojama nauda," „Visiška kompetencija ir iki galo taškų sudėliojimas", „Labai geras dirbtuvių moderavimas" ir kt.
Vertės srauto analizės dirbtuvės padeda vadovams ir darbuotojams pamatyti, kas iš tiesų lemia paslaugos trukmę, kokybę ir darbo krūvį. Komanda ne tik parengia konkrečius sprendimus, bet ir išmoksta metodą, kurį gali taikyti kitiems procesams. Vidurinės grandies vadovams tai taip pat suteikia duomenų argumentuotam pokalbiui su organizacijos vadovybe apie pajėgumą ir žmogiškųjų išteklių poreikį.
Susisiekime, jei ir jūsų organizacijai aktualios praktinės procesų analizės bei VSM dirbtuvės.
